HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Rechten en plichten van de leden.

Art. 1.

De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het geldende baanreglement en aan de schriftelijke en/of mondelinge aanwijzingen van de technische/wedstrijd commissie (verder aangeduid als T.C.). De T.C.  kan haar bevoegdheden delegeren aan een door het bestuur te noemen baanbeheerder.

Art.2.

Tijdens activiteiten, die door de toernooicommissie georganiseerd worden, is het LLTV wedstrijdreglement van kracht. De toernooicommissie houdt toezicht op de naleving van dit reglement en is gemachtigd nadere aanwijzingen te geven die door de leden opgevolgd moeten worden.

Art.3.

De afgelasting van activiteiten in verband met de weersomstandigheden en de conditie van de banen wordt bepaald door de coördinator van de toernooicommissie en/of T.C.  en de coördinator van de onderhoudscommissie. Komen beiden niet tot overeenstemming dan beslist de voorzitter van het LLTV bestuur.

Art.4.

De  T.C.  en de toernooicommissie kunnen een lid, dat zich niet conformeert aan de vigerende reglementen en/of de gegeven aanwijzingen, bij het bestuur voordragen voor een schorsing, zoals geregeld in art.7 van de statuten of een ontzetting, zoals geregeld in art. 6 sub. d.

Art. 5.

Het baanreglement en het wedstrijdreglement worden door het bestuur opgesteld. Beide reglementen worden jaarlijks voor aanvang van het seizoen aan de leden bekend gemaakt. De leden worden geacht deze reglementen te kennen.  Deze reglementen worden per toernooi  vastgesteld en digitaal vastgelegd.

Art. 6.

De leden zijn verplicht adreswijzigingen ten spoedigste aan de ledenadministratie op te geven. Zij zijn tevens verplicht de contributie en indien verschuldigd, het entreegeld twee keer per jaar te voldoen in het betreffende verenigingsjaar: in voor- en najaar. Leden kunnen geen aanspraak maken op restitutie van contributie en/of trainingsgeld .

Art.7.

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (met uitzondering van bestuurs- en bestuurskas commissie- en overige commissievergaderingen ) wedstrijden en andere evenementen aanwezig te zijn.

Vergaderingen.
Art.8.

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden deze wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Art.9.

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste 4 dagen vóór de datum van de vergadering. Jaarlijks, bij aanvang van het nieuwe kalenderjaar, wordt het vergaderschema voor dat jaar bekend gemaakt. Tot het bijeenroepen van een extra bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op schriftelijk verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Art.10.

Kandidaatstelling voor een door de algemene ledenvergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdiensten. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich ervan heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen voor de algemene ledenvergadering.
Het is niet mogelijk dat uit één economische samenlevingsvorm twee of meer bestuursleden worden voorgedragen c.q. gekozen. Indien gedurende de zittingsperiode deze ongewenste situatie zou ontstaan is een van beiden verplicht het lidmaatschap van het bestuur met onmiddellijke ingang op te zeggen.

Art.11.

Zodra een lid in zijn/haar kandidatuur voor een bestuursfunctie heeft bewilligd, wordt de betrokkene voor de bestuursvergadering als toehoorder uitgenodigd. De voorzitter bepaalt nader tot welke vergadering de kandidaten geen toegang hebben.

Art.12.

Kandidaat-bestuursleden maken bij voorkeur minstens één jaar deel uit van één of meerdere LLTV-commissies voordat zij voor een kandidaatstelling in aanmerking komen. Hierbij kan echter, bij aanmelden van een nieuwe kandidaat, het bestuur en algemene ledenvergadering gemotiveerd van afwijken.

Art.13.

De voorzitter stelt de kandidaten voor. Het bestuur stelt de kandidatuur vast.

Art.14.

De voorzitter stelt de agenda zeven dagen voor de vergadering van de bestuursvergadering samen. Bestuursleden kunnen zelf agendapunten bij de voorzitter indienen. Tijdens de vergadering ingediende punten worden onder punt ”wat verder ter tafel komt” behandeld.

Art.15.

1.De notulen worden onder verantwoordelijkheid van de secretaris opgesteld.
2.Van iedere vergadering wordt, indien het bestuur dat relevant vindt, een samenvattende besluitenlijst opgesteld met voor de LLTV-commissie relevante onderwerpen. Deze wordt door de commissiecoördinatoren aan hun resp. commissie ter bespreking voorgelegd.
3.Van iedere bestuursvergadering wordt zo mogelijk een kort verslag opgesteld dat gepubliceerd wordt als mededelingen van het bestuur in de Opserver. Zo’n verslag zal alleen plaats vinden indien het bestuur dit in het belang van de vereniging noodzakelijk acht.


De ledenvergadering 
Art.16.

Alle op de agenda van de vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt. Dit geldt voor vergaderingen van het bestuur en van alle commissies die binnen de LLTV actief zijn.

Art.17.

Een besluit van-of benoeming door de algemene ledenvergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt van de vergadering is ongeldig, met inachtneming van artikel 16 leden 9 en 10 van de statuten. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is genomen -of een zodanig benoemde is gekozen met minstens twee/derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen - blanco stemmen daardoor niet begrepen - en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding van de vereniging.

Art.18.

De agenda van de algemene ledenvergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit
reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór de verzending van de convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Art.19.

Bij ieder agendapunt worden de voorstellen die door een lid worden gedaan, mits ondersteund door tenminste vier andere leden, door de voorzitter aan de order gesteld.

Commissies.
Art.20.

De algemene ledenvergadering kan één of meerdere commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissie – met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de statuten – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Art.21.

De commissie, als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldende voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene ledenvergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting gehad heeft.

Art.22.

De jaarlijks te benoemen leden van de commissies kunnen steeds herkozen worden.

Art.23.

Door de algemene ledenvergadering wordt, voor de duur van één jaar een T.C. gekozen, bestaande uit een bij voorkeur oneven aantal leden. Eén lid fungeert als coördinator van de T.C.

Art.24.

De werkzaamheden van de T.C.  bestaan uit:
1.Het beoordelen van de nieuwe leden op hun speelsterkte;
2.Het bezorgen en verzorgen van het wedstrijdmateriaal op en van de banen;
3.Het verzorgen van de aanwijzingen en het in praktijk brengen van de jaarlijkse door de T.C.  op te maken speelsterkte;
4.Het regelen en verzorgen van de competitie en clubkampioenschappen;
5.Het toelaten van introducé(e)s;
6.Het handhaven van de goede orde tijdens evenementen die onder verantwoordelijkheid van de T.C.  worden gehouden.

Art.25.

Door de algemene ledenvergadering wordt voor de duur van één jaar een toernooicommissie gekozen, bestaande uit een bij voorkeur oneven aantal leden. Eén lid fungeert als coördinator van de toernooicommissie.

Art. 26.

De werkzaamheden van de toernooicommissie bestaan uit:
1.Het organiseren van toernooien.
2.Het handhaven van de goede orde zoals vastgelegd in het LLTV wedstrijdreglement.
3.Het opstellen van de jaarlijkse activiteitenkalender

Art. 27.

Door de algemene ledenvergadering wordt voor de duur van één jaar een LOT-commissie gekozen, bestaande uit bij voorkeur een oneven aantal leden waarvan er één fungeert als coördinator.

Art. 28.

De werkzaamheden van de LOT-commissie bestaan uit:

1.Het organiseren van een open toernooi in week 28 volgens het wedstrijd- en toernooireglement van de KNLTB.
2.Het verzorgen en uitgeven van affiches en inschrijfformulieren hiervoor.
3.Het verzorgen van alle activiteiten rondom dit toernooi tezamen met de evenementencommissie.
4.De LOT-commissie houdt toezicht op de naleving van dit reglement en is gemachtigd nadere aanwijzingen te geven die door de deelnemers en toeschouwers opgevolgd moeten worden.
Art. 29.

Door de algemene ledenvergadering wordt voor de duur van één jaar een LOT’je commissie gekozen
bestaande uit een bij voorkeur oneven aantal leden. Eén lid fungeert als coördinator van de LOT’je commissie.

Art. 30.

Indien LLTV een open jeugdtoernooi organiseert onder de naam van LOT-je (Lents Open Toernooi), dan zullen de werkzaamheden van deze commissie omvatten:

1.Het organiseren van een open toernooi voor de jeugd volgens het wedstrijd- en toernooireglement van de KNLTB.
2.Het verzorgen en uitgeven van affiches en inschrijfformulieren hiervoor.
3.Het verzorgen van alle activiteiten rondom dit toernooi tezamen met de evenementencommissie.
4.De LOT’je commissie houdt toezicht op de naleving van dit reglement en is gemachtigd nadere aanwijzingen te geven die door de deelnemers opgevolgd moeten worden.

Art. 31.

Indien noodzakelijk geacht door bestuur en/of algemene ledenvergadering zal voor de duur van één jaar een trainersbegeleidingscommissie gekozen worden, bestaande uit een bij voorkeur oneven aantal leden. Eén lid fungeert als coördinator van de trainersbegeleidingscommissie.
Indien er geen trainersbegeleidingscommissie bestaat zal het bestuur deze taak op zich dienen te nemen

Art.32.

De werkzaamheden van de trainersbegeleidingscommissie of begeleiding vanuit het bestuur bestaan uit:

1.Het opstellen van een functieomschrijving voor de binnen de LLTV werkzame trainer(s). De functiebeschrijving wordt ter goedkeuring aan het bestuur voorgelegd.
2.Het zorgdragen voor een trainersplan, opgesteld door de trainers en goedgekeurd door het bestuur.
3.Toezien op de uitvoering van het trainersplan.
4.Toezien op het goed functioneren van de trainer(s), door o.a. jaarlijks tenminste één functioneringsgesprek te houden tezamen met de trainer en een bestuurslid.
5.Controleren van de administratie van de trainer(s).
6.Samenstelling en selectie van de competitieteams.

Art.33.
Door de algemene ledenvergadering wordt voor de duur van één jaar een bar-beheercommissie gekozen, bestaande uit bij voorkeur oneven aantal leden waarvan er één fungeert als coördinator.
De houders van de vestigingspapieren maken deel uit van de commissie.

Art.34.

1.De werkzaamheden van de bar-beheercommissie zijn:
2.De samenstelling van de barbeheerdersgroep (de groep die de barbediening verzorgt) en de bardienstregeling.
3.Advisering bestuur over de openingstijden van de bar.
4.Verzorging administratie barexploitatie en is daarbij verantwoording verschuldigd aan de penningmeester van de LLTV.
5.Verzorging van de inkoop.
6.Advisering van het bestuur omtrent de verkoopprijzen van de goederen.
7.Het doen van aanbeveling aan het bestuur voor investering gericht op een goede exploitatie van de bar.

Art.35.

Door de algemene ledenvergadering wordt voor de duur van één jaar een jeugdcommissie gekozen, bestaande uit een bij voorkeur oneven aantal leden waarvan er één fungeert als coördinator.

Art.36.

De werkzaamheden van de jeugdcommissie omvatten:
1.Het organiseren van toernooien voor jeugdleden (art.4, lid 4 van de statuten).
2.Het eventueel organiseren van activiteiten t.b.v. de jeugdleden in breder verband, zoals feestavond, kamp e.d.
3.Het organiseren van de clubkampioenschappen voor de jeugd.
4.Het bevorderen van de deelname door jeugdleden aan de bondstraining.
5.Het opstellen en uitvoeren van het jeugdplan.

Art.37.

De jeugdcommissie selecteert de juniorleden die mogen deelnemen aan de seniorwedstrijden en/of toernooien. Deze selectie vindt plaats in overleg met de eventueel aanwezige trainersbegeleidingscommissie of de trainers, al of niet in overleg met het bestuur.

Art.38.

Door de algemene ledenvergadering wordt voor de duur van één jaar een redactiecommissie gekozen, bestaande uit een bij voorkeur oneven aantal leden waarvan één lid fungeert als coördinator.

Art.39.

De werkzaamheden van de redactiecommissie omvatten:

1.Het verzorgen van een informatiefolder voor nieuwe leden.
2.Zorgdragen voor de periodieke uitgave ven het digitale clubblad, de Digitale Opserver (DO).
3.Het tussentijds uitbrengen van memo’s
Art. 40.

Door de algemene ledenvergadering wordt voor de duur van één jaar een onderhoudscommissie gekozen, waarvan er één fungeert als coördinator.  Voorkeur gaat uit naar een oneven aantal in deze commissie

Art. 41.

De werkzaamheden van de onderhoudscommissie omvatten:
1.Het verzorgen van het jaarlijkse groot onderhoud van de banen.
2.Het verzorgen van het dagelijkse onderhoud van de tennisbanen en het park.
3.Het verzorgen van het groot onderhoud van het paviljoen.
4.Het opstellen van een onderhoudsplan waarin de financiële investeringen op langere termijn zijn opgenomen, zowel betrekking hebbende op de tennisbanen, park als wel het paviljoen.
5.De coördinator adviseert bij het ontwikkelen van investeringsplannen voor de accommodatie.

Art.42

Door de algemene ledenvergadering wordt voor de duur van één jaar een sponsorcommissie gekozen, bestaande uit een bij voorkeur oneven aantal leden waarvan er één fungeert als coördinator.

Art.43.

De werkzaamheden van de sponsorcommissie omvatten:
1.Het aantrekken van aanvullende financiën door de verkoop van advertentieruimte in de Opserver (DO).
2.De verkoop van reclamedoeken rondom de tennisbanen.
3.Het aantrekken van sponsoren voor de financiering van activiteiten van de vereniging.

Art.44.

De financiële bestedingen van de bovenomschreven commissie dienen door het bestuur vooraf goedgekeurd te worden. Declaraties worden alleen uitbetaald indien er een geldig declaratieformulier wordt overlegd dat mede ondertekend is door de coördinator van de betreffende commissie.
De toernooicommissie heeft een eigen kas ter beschikking en legt minimaal jaarlijks verantwoording af aan de penningmeester van het bestuur.  SLOT- en LOT-commissies maken een begroting en leggen deze voor aan de penningmeester.
Uitgaven beneden EURO 100,-- kunnen eenmaal per seizoen achteraf ter goedkeuring worden voorgelegd aan het bestuur tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering. Deze goedkeuring is vereist wanneer de begroting niet voorziet in de voorgenomen uitgaven.

Art. 45.

Door de algemene ledenvergadering wordt voor de duur van één jaar een evenementencommissie gekozen, bestaande uit een bij voorkeur oneven aantal leden waarvan er één fungeert als coördinator.

Art. 46.

Bij gelegenheden wordt er een evenementencommissie aangesteld
De werkzaamheden van zo’n  evenementencommissie omvatten:
1.Het verzorgen van de aankleding van het paviljoen en van hapjes tussendoor met de Nieuwjaars-receptie.
2.Het bedenken en uitwerken van een thema zoals het verzorgen van de aankleding van het paviljoen en indien nodig het buitengebeuren gedurende de LOT-week .
3.Het bedenken van een thema en uitwerking hiervan voor de jaarlijkse actieve leden avond.


Art.47.

Leden die vanwege hun activiteiten voor de vereniging betaald worden kunnen geen deel uitmaken van het bestuur of van commissies binnen de vereniging. Leden (barmedewerkers) die een vergoeding ontvangen als tegemoetkoming voor gemaakte kosten zijn hiervan uitgezonderd.

Art.48.

Het bestuur kan besluiten om werkzaamheden en taken te delegeren aan een te formeren commissie.

Besluitvorming.  
Art.49.

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

Art. 50.

Stemming over personen geschiedt bij voorkeur door middel van gesloten briefjes.
Ter bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige- en blanco- stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

Art. 51.

In geval van verkiezingen wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene ledenvergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die kandidaat is gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij de Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

Bestuur.   
Art. 52.

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden voor een aaneengesloten periode van 2 jaar. Hij/Zij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn/haar stem; ieder bestuurslid heeft één stem; het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Jaarlijks treden de in de artikel 9 lid 10 van de in de Statuten genoemde adviseurs af.
De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van aftredende bestuursleden geschieden in de eerste algemene ledenvergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hen vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.

Art. 53.

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene ledenvergadering wordt een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Art.54.

Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

Art.55.

Het bedrag als genoemd in artikel 10 lid 3 onder sub c van de Statuten wordt gesteld op EURO 5000,-

Verplichtingen van het bestuur.
Art.56.

1.Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
2.Namen en adressen van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen.
3.Presentielijsten en notulen van alle algemene ledenvergaderingen en vergaderingen van het bestuur.
4.De bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welk gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven niet te worden opgenomen.
5.Het bestuur is verplicht, bij overtreding van het gestelde in het bestuursreglement alcoholverstrekking voor sportkantines, de in dat reglement genoemde sancties aan betrokkene(n) op te leggen, bij gebreke waarvan de landelijke sportorganisatie waarbij de vereniging is aangesloten kan overgaan tot het opleggen van deze sancties.
Van de onder 1. Bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt.

Aanmeldingsformulier.
Art.57.

Op het aanmeldingsformulier voor nieuwe leden, als bedoelt in artikel 5 lid 1 van de Statuten, dient vermeld te worden:
Naam, voornamen, adres, woonplaats, geboortejaar, speelsterkte, e-mail adres en eventuele voorkeur voor deelname in een commissie.

Slotbepaling.
Art.58.

Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.

Art.59.

Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering 25-02-2014.

voorzitter LLTV (Ton Serrarens).